Contexte du recrutement et définition de poste

Placé(e) sous l’autorité du Directeur du pôle Pilotage et Solidarités, vous exercez vos fonctions avec une grande polyvalence et vous jouez un rôle essentiel dans le quotidien de la collectivité. 
Vous serez chargé(e) d’accueillir, renseigner les administrés et de fluidifier la diffusion des informations. Votre objectif sera d’assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité dans un esprit de service public. Par votre position physique vous véhiculez l'image de Douaisis Agglo et facilitez son fonctionnement.

Vos missions :

1 – Accueillir, renseigner le public et l’orienter vers les services compétents :

Accueil et orientation des visiteurs, usagers, 
Ecoute, reformulation et analyse des demandes de l’usager en leur apportant une réponse de premier niveau pour toutes demandes en lien avec les compétences de Douaisis Agglo,
Accompagnement et conseil des usagers dans leurs démarches auprès de la collectivité (recherche d’informations, accompagnement à la saisie sur les outils de dématérialisation),
Orientation si nécessaire vers le service concerné si la demande est très spécifique ou technique (notamment en matière d’habitat, des déchets, de l’eau…),
Information sur l’agenda événementiel de Douaisis Agglo.

2 – Coordonner les permanences des services sur place : 

Organisation des rendez-vous avec les interlocuteurs métier de Douaisis Agglo (en présentiel ou en visio),
Planification de l’occupations des salles,
Réservation de salles de réunions dans Outlook,

3 – Veiller au bon fonctionnement du lieu et en assurer sa bonne tenue : 

Gestion des stocks de dépliants et réapprovisionnement si nécessaire,
Aménagement et mise en valeur de l’espace en remplissant régulièrement les présentoirs et en actualisant les documentations,
Rangement des différents espaces, 
Veille à la propreté de l’espace accueil, 
Ouverture / fermeture du lieu (activation/désactivation de l’alarme).

Profil recherché

Compétences requises :
Maîtrise des techniques d’accueil du public.
Maîtrise du pack Office, Outlook, internet, Teams 
Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’orthographe.
Connaissance de l’environnement institutionnel et des partenaires publics.
Connaissance des missions, des services de la collectivité, des compétences et de l’organigramme.
Permis B.

Savoirs être : 

Poste avec accueil du public nécessitant une tenue vestimentaire correcte, une présentation soignée, avenante et souriante.
Aisance relationnelle, bonne élocution, qualité d’écoute et de dialogue, diplomatie.
Faculté d’adaptation afin d’adopter le style et le contenu des communications selon l’interlocuteur.
Curiosité afin d’aller rechercher des informations, sens du service public
Discrétion et capacité à respecter la confidentialité.
Sens de l’organisation, gestion de son temps, réactivité et adaptabilité.
Capacité à garder son calme et à réagir efficacement face à des situations imprévues, stressantes. 

Diplômes : Bac Pro accueil, secrétariat ou relation clients et usagers.

Conditions particulières du poste : 

Localisation : Place d'Armes à Douai - possibilité de déplacements à l’Hôtel Communautaire (réunion de services)
Horaires : 1607 heures annuelles (temps complet)
Amplitude horaire de 10h00 à 19h00 du Lundi au Samedi (avec au minimum 1 jour de repos en semaine et des plages de travail variables)
Possibilité de travailler en soirée et le dimanche de façon très occasionnelle

Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.