Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de Douaisis Agglo Tourisme et sous l’autorité de sa Directrice, vous gérez administrativement le service en assurant le suivi et la préparation des dossiers. Vous effectuez le suivi administratif et RH du service et assurez la logistique des visites et activités.

Vos missions :

1 - Gestion administrative, suivi et préparations des dossiers
-    Elaboration et préparation des Copil Tourisme, Conseil d’exploitation Douaisis Agglo Tourisme, bureaux et conseils communautaires. Remise des éléments auprès du service assemblées.
-    Préparation des notes de service
-    Envoi de demandes de subventions auprès du département ou de la région en lien avec le service Prospectives et financements extérieurs
-    Paramétrages spécifiques sur le logiciel de commercialisation (frais de ports)
-    Gestion partielle du planning de la direction et du vice-président en charge du tourisme Accueil téléphonique, prise de rendez-vous
-    Réaliser le traitement administratif de dossiers (classement et archivage)
-    Secrétariat : réception, saisie et/ou rédaction et mise en forme des courriers, gestion de mails
-    Mises à jour et suivi de bases de données protocolaires en lien avec les services concernés de Douaisis Agglo
-    Préparation des bons de commande
-    Suivi partiel de certains dossiers techniques de Douaisis Agglo Tourisme (étude fluviale fluvestre, études des partenaires (Mission Bassin minier), Réseaux point-nœuds, itinérance, accueil vélo)

2 - Suivi RH de la structure
-    Transmission des horaires des guides auprès du service RH Suivi es temps de travail des saisonniers
-    Gestion des recensements des besoins de l’équipe en matière de formation
-    Assurer le lien entre le service Ressources humaines et I’équipe de Douaisis Agglo Tourisme
-    Création et gestion de plannings
-    Conseil auprès de I’équipe sur la gestion des congés et récupération
-    Transmission des procédures internes et notes de service

3- Assurer la logistique des visites et activités
-    Mails, appels auprès de différents prestataires/partenaires (mairies des communes, structures...) Logistique des croisières et des bons de commande liés à cette activité
-    Organisation des Journées solidaires (courriers en maire, appels, élaboration du planning, organisation avec les prestataires visités, plannings, listing des participants, réservation des bus, dispatch du personnel et créneaux des mairies. Accompagnement in situ. Logistique, information auprès de I’équipe, procédures.
-    Logistique des bateaux-promenades, techniques, sortie et entrée
-    Achats de fournitures, matériels pour les activités de Douaisis Agglo Tourisme Participation au Videomapping Festival (suivi administratif et technique)

Profil recherché

Compétences professionnelles requises :
-    Maîtrise des logiciels : Excel, Word, Powerpoint
-    Maîtrise du logiciel de gestion de temps 
-    Maîtrise du matériel dédié à l’enregistrement
-    Maîtrise du logiciel de commercialisation lngénie

Savoir-être : 
-    Rédiger des dé libérations Elaborer des plannings
-    Rédiger et générer les contrats de travail Coordonner des prestataires
-    Rassembler les pièces justificatives nécessaires Assurer le suivi logistique

Conditions particulières du poste :
Disponibilité occasionnelle les week-end, jours fériés et en soirée

Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.