Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction Aménagements, Voirie et Espaces Naturels et sous l’autorité de sa Directrice, vous avez la charge d’assister la Responsable administrative dans l’exécution des missions tels que le suivi des marchés publics, le suivi administratif et financier de la direction.

Périmètre, enjeux et chiffres clés de la Direction
• 18 zones d’activité (environ 760 ha) + 2 projets majeurs représentant 190 ha dont l’Ecoquartier du Douaisis et EURADOUAI
• 184 km de chemin de randonnées
• L’entretien d’une base de Loisirs et des alentours

Vos missions seront les suivantes :

Suivi des Marchés Publics :
- Suivi financier (suivi des bons de commande, actualisations / révisions, et avancement des marchés, gestion des factures)
- Suivi administratif (suivi des procédures administratives de lancement des marchés)

Gestion administrative :
- Assister l'ensemble de la Direction dans la gestion des projets
- Préparer et suivre des dossiers administratifs en lien avec la Responsable Administrative
- Préparer des dossiers pour les commissions
- Contribuer à la mise en forme des documents de présentation
- Gestion documentaire, archivage
- Reprographie

En l’absence de l’assistante de direction :
- Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes, comptes-rendus et autres documents
- Traitement du courrier entrant et sortant
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels
- Transmission et suivi des parapheurs
- Gestion du planning des présences : mise à jour du tableau des plannings des présences, suivi des plannings de congés, formations, visites médicales etc.

Communication :
- Assister l’ensemble de la direction dans la gestion des projets.
- Participation à la rédaction de rapports et de documents techniques.

Support Opérationnel :
- Assister l’ensemble de la direction dans la gestion des projets
- Effectuer des recherches documentaires et des analyses pour appuyer les prises de décisions.
- Participer à l’élaboration et au suivi des budgets.

Profil recherché

Doté(e) d’une expérience avérée sur un poste similaire, votre réactivité, votre autonomie, votre rigueur et votre capacité d’initiative seront des atouts pour le bon déroulement des missions. Respectant les obligations de discrétion et de confidentialité, vous êtes doté(e) d'excellentes qualités relationnelles.

Vous appréciez le travail d’équipe. Disponible et autonome, vous avez le sens des priorités et disposez de capacités d’écoute d’analyse et d’organisation.

Vos capacités rédactionnelles et votre maîtrise des outils bureautiques ne sont plus à prouver (très bonne maîtrise du Pack Office, la maitrise de Civil net finances et Dotelec serait un plus).

Vous avez une connaissance des règles de commandes publiques et des règles budgétaires.

Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.

Envoi des Candidatures :
Adresser lettre de candidature et CV par courrier ou courriel à l’attention de M. Christian POIRET