Assistant administratif au service Actions Foncières et Urbanisme (F/H)


Date limite de candidature
23-02-2025
Contrat
Emploi permanent
Catégorie
C
Cadre d'emploi
Adjoints administratifs territoriaux
Direction/Service
Affaires Administratives et Juridiques
Localisation
Hōtel Communautaire - 746 rue Jean Perrin - 59500 DOUAI DORIGNIES

Contexte du recrutement et définition de poste

 

Au sein de la Direction Administrative et Juridique et sous l’autorité du Responsable du service Actions Foncières et Urbanisme, vous êtes chargé.e d’assister les gestionnaires urbanisme et foncier dans la réalisation des activités, en particulier pour la gestion de leur temps, du courrier, pour la transmission et le suivi d’informations et la réalisation de certaines tâches administratives.

Vous participez également à la gestion des dossiers urbanisme et fonciers.

 

Vos missions :

 

     1.     Gestion du courrier, factures :

-        rédiger des courriers pour les gestionnaires, assurer la frappe et la mise en forme du courrier et tous documents administratifs, enregistrer et orienter le courrier départ/arrivée.

-        établir les bons de commandes et traiter les factures (rattachement)

2.     Coordination des activités :

-       transmettre les demandes extérieures vers les services  (CCCT, surfaces plancher, certificats administratifs…) et élaborer tous documents administratifs nécessaires (CCCT, certificats administratifs, mise en forme des notes…) y compris montage des dossiers,

-        assurer le suivi des réponses et du traitement des demandes de plans et autres documents liés à l’activité urbanisme et foncier,

-        transmettre des informations ou demander des renseignements auprès des autres services, communes, intervenants extérieurs, gestion des estimations domaniales

 

3. Gestion documentaire : archiver et classer les dossiers de l’AFU, gérer la documentation

4. Gestion de processus supports :

-     informer les agents et les autres services et leur transmettre toutes les informations nécessaires à l’instruction de leur demande (plans, certificats administratifs, matrices cadastrales),

-    rechercher et collecter auprès des géomètres, centre des impôts fonciers et services urbanisme des collectivités toutes les informations nécessaires à l’instruction du dossier pris en charge et établir tous les contacts internes et externes nécessaires

 

5. Reporting :

-        mettre à jour les tableaux de bord concernant l’activité urbanisme et foncière et les indicateurs de résultat et d'avancement (tableaux de bord facturation, marchés, ZAC, estimations domaniales, cessions, servitudes, baux, estimations)

 

6. Gestion du personnel :

-        établir et suivre les plannings des absences/présences (suivi des congés),

-        gestion des moyens matériels, gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service,  

-        gestion des agendas et des réunions, organiser des rendez-vous et gérer l’agenda des gestionnaires

Profil recherché

 

Compétences requises :

-        Compétences pratiques :

 

ü  Règles et procédure de l’urbanisme et des enquêtes publiques à respecter

ü Utilisation des logiciels : suite office, SIG, CIRIL finances, Dotelec, Onedrive, SharePoint

 

-                  -       Savoirs agir :

 

ü Diplomatie

ü Amabilité et caractère avenant

ü Facilité de contact et aisance relationnelle

ü Capacité d'adaptation et souplesse d'esprit

ü Capacité à accepter la hiérarchie

 

Rémunération :

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.