Contexte du recrutement et définition de poste

DOUAISIS AGGLO assure l'organisation et la collecte des déchets ménagers et assimilés sur son territoire. Cela comprend à la fois la collecte en porte à porte et la sensibilisation auprès du public. 

Sous l’autorité du Directeur de la Direction des Déchets et de la Propreté, vous serez chargé des tâches administratives du service et plus particulièrement des préparations comptables et budgétaires et vous assurez le suivi financier de l'ensemble, et notamment la gestion du budget de la direction et contrôle/paiement des factures fournisseurs dans les délais.

Pour information, la gestion du budget de cette Direction s’élève à plus de 40 M€ par an (contributions au SYMEVAD, collectes, déchetteries et fournitures de bacs et sacs).

Vos missions :

Suivre l’exécution des marchés publics :
-    Engagements comptables, commandes, facturation et révisions de prix : interface avec directions des finances, comptabilité et affaires juridiques
-    Suivi des appels de fonds du syndicat de traitement et valorisation

Solliciter et engager les devis ponctuels :
-    Maintenance et entretien des véhicules et matériels, travaux sur petits équipements, équipements de protection

Construire et suivre les budgets avec le directeur :
-    Elaboration du budget primitif, demande de virements de crédits, construction des demandes modificatives de budget.

Synthétiser les sujets ressources humaines de la direction :
-    Apporter son appui à la gestion des documents Ressources Humaines des agents du service : transmettre, faire le suivi des documents liés à la formation, aux entretiens professionnels, les absences, les indicateurs….
-    Suivi du plan de formation de la DDP, consolidation des entretiens professionnels, transmissions des arrêtés individuels, suivi des notes de frais, suivi des documents d’arrêts de travail, de visite médicale, de convocation aux examens. 

Gestion l’abonnement à la fourniture et à la collecte des bacs déchets végétaux :

-    Réceptionner les appels des usagers, les informer sur les modalités de collecte des bacs végétaux
-    Gérer les abonnements / désabonnements et dossiers des usagers et assurer la mise en paiement et résoudre les litiges
-    Planifier les livraisons et réparations des bacs selon les disponibilités des usagers et en fonction des communes pour optimiser les trajets

De façon plus globale, l’assistant administratif et financier peut assurer ponctuellement toute mission nécessaire à la Direction des Déchets et de la Propreté (communication, projets, point information déchets). 
Vous formez un binôme avec une deuxième assistante administrative.

Profil recherché

Compétences requises :
Maitrise des outils informatiques et aisance avec les logiciels (civil net finances, word, excel, internet, dotelec).
Formation initiale dans le domaine financier et administratif (règles de commandes publiques, règles des marché publics, règles budgétaires, procédures ressources humaines, commissions instances délibérantes, statut de la fonction publique territoriale).
Connaissance comptable et budgétaire.
Aisance orale et capacité rédactionnelle.
Ecoute et pédagogie.
Maîtrise de soi, gestion des émotions, du stress.
Appétence pour les sujets techniques (environnement, gestion des déchets).

Savoirs agir :
Organisation, rigueur et autonomie,
Capacité à rédiger, analyser et synthétiser
Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie,
Capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,
Capacité d’initiatives,
Discrétion et capacité à gérer la confidentialité,
Capacité à gérer les priorités, à travailler dans l’urgence et le stress
Capacité à travailler en équipe

Rémunération :

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.